Timeline

Date	Event
2022-11-13	Interest list started on GitHub Discussions
2022-11-16	Event idea posted on Facebook
2023-03-29	Call for co-organizers posted
2023-03-31	Call for presenters announced (see below for form)
2023-04-08	CFP closed
2023-04-21	Facebook event created
2023-04-23	Meeting - Announcement preparation
2023-04-29	Meeting - Pre-event online sync
2023-05-03	Event date

Checklist

↓ the follow checklist was generated by gpt-3.5-turbo

• Define the purpose and goals of the meetup
• Identify potential co-organizers and form a team — Recruited organizers from Facebook, Messenger group created
• Choose a suitable date and time for the event — Potential date: 3 May evening
• Select a suitable venue for the meetup — Potential venues: Bok teer, Muse space, True 5G Pro Hub, Cleverse HQ, BACC — Tentative venue: Cleverse
• Set a budget for the event and identify potential sponsors or partners — Sponsored by Cleverse
• Create a simple event website or landing page with all the necessary information
• Launch a call for proposals (CFP) for speaker submissions — CFP form
• Promote the CFP through social media, email newsletters, and relevant online communities — CFP announcement
• Review and select the best proposals based on relevance, quality, and diversity
• Contact the selected speakers and confirm their participation
• Develop a schedule for the meetup, including speaker sessions, networking breaks, and any additional activities
• Promote the event through social media, email newsletters, and relevant online communities
• Set up a registration system for attendees — Set up Eventpop
• Communicate with attendees about the event details, schedule, and any updates

CFP form

เรากำลังหา speaker มาแบ่งปันประสบการณ์ความรู้ในงาน~

• หากคุณเคยสร้างผลงานที่เป็น creative coding ไม่ว่าจะเป็น audio หรือ visuals ขอเชิญชวนให้ลองส่งหัวข้อเข้ามาดู
• รูปแบบการนำเสนอ: talk session ละ 15–20 นาที เน้นแชร์ประสบการณ์ โชว์ของ
• สามารถ demo โดยต่อหน้าจอเพื่อส่งภาพ และ/หรือ เสียงได้
• หนึ่งคนสามารถส่งมาได้หลายหัวข้อ
• สามารถพรีเซ้นต์เป็นทีมได้
• หลังจาก submit แล้วสามารถกลับมาแก้ไขได้ภายหลัง
• กรุณาส่งหัวข้อภายในวันที่ 8 เมษายน

1. Topic
   ชื่อหัวข้อที่อยากจะแชร์
2. Teaser
   อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับหัวข้อนี้ (ส่วนนี้จะนำมาแสดงในกำหนดการ)
3. Details - รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ (เห็นเฉพาะผู้จัดงาน)
   ยิ่งละเอียดยิ่งดี ให้ทีมงานสามารถคัดเลือกได้ง่ายขึ้น เช่น เนื้อหามีอะไรบ้าง ทำไมถึงอยากเล่าเรื่องนี้ มีเดโม่หรือตัวอย่างผลงานให้ดูไหม (สามารถสปอยล์ได้เลย)
4. What you’d like us to know about you (เห็นเฉพาะผู้จัดงาน)
   ถ้ามีผลงานอื่นๆ, portfolio, บทความ, วีดีโอ หรืออะไรก็ตามที่คุณอยากโชว์ให้เราดู ใส่ลิงค์ไว้ได้เลย~
5. Facebook Messenger
   ขอ URL หรือชื่อ Facebook เพื่อให้ทีมงานติดต่อกลับไป เพื่อเชิญมาพูดหรือเชิญมาร่วมงาน
6. Say anything!
   ถ้ามีอะไรอยากบอกทีมงาน สามารถพิมพ์ไว้ได้เลย~

A/V setup

Planned:

Actual:

A/V setup tldraw

Key learnings

• Digital mixers (through PC, ATEM, TV, …) introduce latency which may be unacceptable for latency-sensitive demos. We probably need a portable mixer hardware.
• Forgot to add a “timer screen” despite multiple spare laptops. Next time, when listing roles, do not forget a “timekeeper.”
• Action items
  • Buy a mixer.
  • Communicate and confirm with speakers about the talk duration more early on in the process.
  • Make sure there is a “time-keeper” role when planning for the day.
  • Put up a timer screen.

Organizers

• Chayapatr Archiwaranguprok
• Dechapon Tongmak
• Jarupong Pajakgo
• Kharaya Ponprayoonchai
• Phoomparin Mano
• Phumrapee Limpianchop
• Popo Thitiporn
• Thai Pangsakulyanont
• Wasawat Somno
• Wasit Jingjit

Links

• Creatorsgarten event page
• GitHub Discussion
• Origin Story
• Eventpop
• Figma
• Facebook Event
• Art submissions
• Feedback form
• Meeting notes
  • 2023-04-23 — Art submission
  • 2023-04-29 — Pre-event online sync