Wiki Organizer Notes / creativecodingmeetup

Timeline

DateEvent
2022-11-13Interest list started on GitHub Discussions
2022-11-16Event idea posted on Facebook
2023-03-29Call for co-organizers posted
2023-03-31Call for presenters announced (see below for form)
2023-04-08CFP closed
2023-04-21Facebook event created
2023-04-23Meeting - Announcement preparation
2023-04-29Meeting - Pre-event online sync
2023-05-03Event date

Checklist

↓ the follow checklist was generated by gpt-3.5-turbo

  • Define the purpose and goals of the meetup
  • Identify potential co-organizers and form a team — Recruited organizers from Facebook, Messenger group created
  • Choose a suitable date and time for the event — Potential date: 3 May evening
  • Select a suitable venue for the meetup — Potential venues: Bok teer, Muse space, True 5G Pro Hub, Cleverse HQ, BACC — Tentative venue: Cleverse
  • Set a budget for the event and identify potential sponsors or partners — Sponsored by Cleverse
  • Create a simple event website or landing page with all the necessary information
  • Launch a call for proposals (CFP) for speaker submissions — CFP form
  • Promote the CFP through social media, email newsletters, and relevant online communities — CFP announcement
  • Review and select the best proposals based on relevance, quality, and diversity
  • Contact the selected speakers and confirm their participation
  • Develop a schedule for the meetup, including speaker sessions, networking breaks, and any additional activities
  • Promote the event through social media, email newsletters, and relevant online communities
  • Set up a registration system for attendees — Set up Eventpop
  • Communicate with attendees about the event details, schedule, and any updates

CFP form

เรากำลังหา speaker มาแบ่งปันประสบการณ์ความรู้ในงาน~

  • หากคุณเคยสร้างผลงานที่เป็น creative coding ไม่ว่าจะเป็น audio หรือ visuals ขอเชิญชวนให้ลองส่งหัวข้อเข้ามาดู
  • รูปแบบการนำเสนอ: talk session ละ 15–20 นาที เน้นแชร์ประสบการณ์ โชว์ของ
  • สามารถ demo โดยต่อหน้าจอเพื่อส่งภาพ และ/หรือ เสียงได้
  • หนึ่งคนสามารถส่งมาได้หลายหัวข้อ
  • สามารถพรีเซ้นต์เป็นทีมได้
  • หลังจาก submit แล้วสามารถกลับมาแก้ไขได้ภายหลัง
  • กรุณาส่งหัวข้อภายในวันที่ 8 เมษายน
  1. Topic
    ชื่อหัวข้อที่อยากจะแชร์
  2. Teaser
    อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับหัวข้อนี้ (ส่วนนี้จะนำมาแสดงในกำหนดการ)
  3. Details - รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ (เห็นเฉพาะผู้จัดงาน)
    ยิ่งละเอียดยิ่งดี ให้ทีมงานสามารถคัดเลือกได้ง่ายขึ้น เช่น เนื้อหามีอะไรบ้าง ทำไมถึงอยากเล่าเรื่องนี้ มีเดโม่หรือตัวอย่างผลงานให้ดูไหม (สามารถสปอยล์ได้เลย)
  4. What you’d like us to know about you (เห็นเฉพาะผู้จัดงาน)
    ถ้ามีผลงานอื่นๆ, portfolio, บทความ, วีดีโอ หรืออะไรก็ตามที่คุณอยากโชว์ให้เราดู ใส่ลิงค์ไว้ได้เลย~
  5. Facebook Messenger
    ขอ URL หรือชื่อ Facebook เพื่อให้ทีมงานติดต่อกลับไป เพื่อเชิญมาพูดหรือเชิญมาร่วมงาน
  6. Say anything!
    ถ้ามีอะไรอยากบอกทีมงาน สามารถพิมพ์ไว้ได้เลย~

A/V setup

Planned:

CleanShot 2023-04-23 at 01 36 28

Actual:

image

A/V setup tldraw

Key learnings

  • Digital mixers (through PC, ATEM, TV, …) introduce latency which may be unacceptable for latency-sensitive demos. We probably need a portable mixer hardware.
  • Forgot to add a “timer screen” despite multiple spare laptops. Next time, when listing roles, do not forget a “timekeeper.”
  • Action items
    • Buy a mixer.
    • Communicate and confirm with speakers about the talk duration more early on in the process.
    • Make sure there is a “time-keeper” role when planning for the day.
    • Put up a timer screen.

Organizers

  • Chayapatr Archiwaranguprok
  • Dechapon Tongmak
  • Jarupong Pajakgo
  • Kharaya Ponprayoonchai
  • Phoomparin Mano
  • Phumrapee Limpianchop
  • Popo Thitiporn
  • Thai Pangsakulyanont
  • Wasawat Somno
  • Wasit Jingjit

Links

Metadata

UPDATED 15 December 2023
HISTORY GitHub