Event rundown

Day 1 - July 2, 2022

offline tickets → 93 คน

• [+] 00:00 — ก่อนวันงาน

  • ตรวจ ATK กันมาก่อนด้วย
    • Poom will prepare x50 ATKs
  • กรอกฟอร์มด้วย
    • [ลิงค์ฟอร์ม COVID-19 ATK Test ให้ใส่ชื่อ และหลักฐานการตรวจ ATK]
  • Setup Zello
    • [ลิงค์ Zello]
  • Setup Discord (SHiT6)
  • Setup Eventpop Check-In
    • Token: ░░░░░░░░░

• [+] 08:00 — เตรียมงาน

  • 👮🏻‍♂️ Registration Checklists 👮🏻‍♂️
    • Setup registration table
      • หน้าตึก 10 ทางเข้าหอการค้า
      • ทางเข้า Harbour Space
    • Take a photo of the registration booth, and send it to Discord for attendees to be aware of where is the registration zone
    • setup code: ░░░░░░░░░
    • Material: Prepare ATK (ภูมิเอามา)
  • OD
    • หาเสื้อสตาฟมาแจก
    • Real-time content setup
    • กำหนดว่าห้องไหนเป็น War Room
    • หา Mentor
    • Check ATK count
  • Food
    • เช็คสถานที่กินข้าว โรงอาหาร พอกับจำนวนคนมั้ย
  • Venue
    • ถ่ายรูปสถานที่ “before” อะไรอยู่ตรงไหน
    • inventory check
  • Award
    • inventory check all awards from sponsors

• [+] 08:45 — Last Brief

  • OD
    • Check with: Registration, ATK, Food, Venue, Award

• [+] 09:00 — Registration

  • Registration
    • ATK needs to be stand by — 42 Verified, 44 hasn’t
    • Material: ATK
    • For open session — การส่งต่อคนขึ้นตึก/onboarding
    • Registration Areas
      • หน้าตึก 10 ทางเข้าหอการค้า
        • Staff
          • 2x on receiving
          • 1x on inspection (ATK / Ref. Code. duplication awareness)
      • ทางเข้า Harbour Space ชั้น 6
        • Staff
          • 2x on receiving
    • Participants → Arrive at the event
      • Registered via Discord
        • Show Discord DM screen, which contains ATK result and QR code.
      • Else
        • Show ATK result, or we give them ATK for people to check in bathroom.
    • ATK testing centers
      • for both registration points
        • if they have ATK results and Eventpop check passed, let them go.
        • if they don’t have ATK results, tell them to go to restroom and do test.
      • ห้องน้ำหอการค้า
        • concern: สกปรกมาก
    • Check Discord Bot
    • ATK and QR Code
    • Use EventPop to scan
    • What if someone did not register via Discord bot?
      • We need to prepare a set of ATKs
      • ห้องน้ำหอการค้า
    • มีป้ายให้คนรู้ว่ามาเลท ต้องขึ้นไปข้างบน
    • Required EventPop Organizer application
    • Staffs needed
      • 4 staffs needed for duty
    • ถ้าคนลืมตรวจ ATK?
      • impossible state — คนต้องกดลงทะเบียน + ATK ถึงจะได้ ticket
        • จะมีใครไม่รู้ + ลืม ATK ไหม
          • Poom to prepare some ATK
  • Requires 4 staff on duty
  • Participants to see a welcome message in Discord, signboard or event staffs

• [+] 09:30 — Welcome

  • Venue
    • จอ TV → 2 เครื่อง
      • Projector?
    • เน้นย้ำเรื่องสถานที่
      • Open Discussion
      • ตรงไหนใช้ได้
        • เมนฮอล
        • ห้องเรียนด้านขวาทั้งหมด
      • อุปกรณ์ไหนห้ามใช้
        • เปียโน กีตาร์ ห้ามไปเล่น เป็นของเด็กหอการค้า
      • รักษาอุปกรณ์
      • ตรงไหนห้ามเข้า
        • อย่ายุ่งกับห้องด้านซ้าย เพราะเด็กกำลังเรียนอยู่
        • “Harbour.Space Students Only”
      • ตรงไหนห้ามใช้
      • ตรงไหนห้ามทานอาหาร
      • ที่กินอาหารตอนเที่ยง
      • ตรงไหนที่นั่งแฮคได้บ้าง
  • Objective
    • คนที่มีทีม → engage with the rest of the event
    • สำหรับคนที่ยังไม่มีทีม
      • ไม่อยากให้รู้สึก left out
  • Ideas
    • ปั๊บ phone-in มาจากห้องนอน
      • มาตรการ covid เราเข้มงวดมาก
      • รับรอง x6
    • โชว์โปรเจครอบก่อนๆ as inspiration?
      • open discussion
    • distraction activities
      • open discussion

• [+] 10:00 — Hack Starts & Team Formation

  • Venue
    • โต๊ะ/เก้าอี้ไม่พอ
    • ปลั๊กไฟไม่พอ
  • Warroom
    • book ห้องเล็กไว้ห้องนึง
  • Makerspace
    • ใช้ได้กี่โมง?
    • เบิกของยังไง?
  • ค้างคืน
    • อาบน้ำที่ไหน
      • Open Discussion
      • แนะนำให้อาบน้ำนอกหอการค้า

• [+] 12:00 — Lunch

  • Sponsor: Sunday
  • Venue
    • กินข้าวที่ไหน
  • Greenery ทิ้งขยะที่ไหน
  • Meal sponsor announcement: Sunday
    • 33% 3 อย่าง
      • KFC 33%
      • Pizza 33%
      • เขียง 33%
    • ขยะ การแยกขยะ
      • ต้องมีถุง
      • MC Greenery
    • กินไรกันดี?
      • The Street Ratchadapisek
      • ใกล้สุดคือ Esplanade Ratchadapisek
    • Concern
      • อาหารเย็น
      • อาหารมาช้า
      • อาหารเหลือ
      • ต้องสั่ง/บอกล่วงหน้า (catering)
    • Model
      • estimate: x100
      • อยากแดกอะไรก็แดก
      • สั่งเขียง (กระเพรา)
        • Poom +1
        • พี่นิว concern: เขียงเป็นถ้วยกระดาษ เป็นเมนูของใครของมัน
        • พี่ไท: fixed ไว้ได้มั้ย แบบ ไก่ n ไข่เจียว m คละกัน
        • พี่นิว concern: อาหารเหลือ
      • หยิบกินได้เรื่อยๆ
        • KFC 50%
        • Pizza 50%
      • สั่งเยอะๆ หลายร้าน สั่งเป็น Batch
        • KFC Nugget x100
          • x25 x4 times
      • ไป the street ซื้อกลับมา
    • Open Questions
      • สั่งล่วงหน้ากี่โมง
  • Discord announced
  • 13:00
  • ที่กินข้าว
  • อาหาร
    • ไม่มีใครพิมพ์ dietary requirements ใน Discord
  • Place: Cafeteria

• [+] 13:00 — Hack Resume & Open Session

  • Open Sessions
    • MC Barcamp
  • Distracting Activities
    • คุยใน open discussions
  • คนมาเลท เพิ่งมาบ่ายโมง? — let @Tanakorn Pisnupoomi know about situation.

• [+] 16:30 — Livestream Preparation

  • Riffy, Japan, ???
  • Equipment ready
    • Poom
    • Riffy
    • Wit @Jarukit Jintanasathilakul
      • ATEM Mini

• [+] 18:00 — Dinner

  • Sponsor: brikl.com/jobs
  • Meal sponsor announcement (Brikl)
    • same as Lunch

• [+] 20:00 — Summary Day 1 + Plan/Handover Day 2

  • เปิด job Day 2
  • OD: Belt + New

• [+] Retrospective

  • What is the true number
    • participant 71 + staff 17 = 88 คน
  • ข้าวเหลือเยอะ
    • สปอนสั่ง
    • เหลืองบ 3,000 บาท
  • [Venue]
    • Photo for morning
  • [Meals]
    1. Sunday
    2. Brikl
    3. Brikl
    4. ???
  • [JC]
    • ข้าวจานๆ ทำให้พฤติกรรมการกินไม่โฟลว
    • กินเป็นจาน เหมาะกับคนอื่น
    • คละ กินเล่น กับอิ่มไปเลย
    • [PM]
      • เผ็ด
      • น้ำ
      • ช้อนส้อม ชาม
      • [JC]
        • ไม่อยากได้อาหารที่เป็นอาหารไปเลย
        • ขนมปัง
        • แซนวิช
        • ทูน่า
      • [WJ]
        • ประชาสัมพันธ์เรื่อง 7-11
  • [Food]
    • พรุ่งนี้
    • พี่น้ำแข็ง
    • ชานมไข่มุก
    • ถ่ายรูปไปได้
  • [เงินเหลือ]
    • เงินสด 6,320.69 บาท
    • ซื้ออาหารมื้อเช้า
    • ซื้อรางวัล
  • [Tomorrow]
    • Snacks
    • Night Snacks

Day 2 - July 3, 2022

• [+] Roles

  • OD: Belt + New
  • Food: Jeremy
  • พิธีกร: Tiger + หมีพูห์
  • MC Livestreaming: Riffy
    • Team: Riffy + Japan
  • Pitching: Tinnz
  • Sponsor:
    • Sponsor Session in Pitching
      • 2 นาทีต่อเจ้า
    • Award Sponsor Announcements
    • Sponsor Announcements at the end
      • Individual
  • Voting: Thee
  • Award: Namkhaeng

• [+] Topics

  • Livestream
  • Pitching
    • Randomized groups mechanism
  • Pitch session sequence (sponsor, break, pitch)
  • Voting mechanism
    • Needs voting ranking mechanism as well
  • Award Game mechanism

• 10:30 — Food Preparation

• [+] 12:00 — Lunch

  • Sponsor: brikl.com/jobs
  • Meal sponsor announcement (?)

• [+] 12:30 — Set up streaming (1.5 hr before pitching event starts)

  • MC: Livestream
  • Live Producer (Riffy + Japan) → Prepare to go live.
  • Concern
    • Equipment
      • Confirmed 1 streaming camera
      • 1 tripod
      • Capture card
    • Overlay
    • Call standby
    • Flow
  • OBS Scene: Japan
  • Realtime content: Tee → Pub

• [+] 13:00 — check for content before streaming

  • MC: Pitching, Livestream
  • จะแจ้งตอนเที่ยง

• [+] 13:30 — Double-check streaming for go-live

  • MC: Livestream

• [+] 14:00 — Opening Talk

  • Aom/Poom/Pub

• [+] 14:10 — Pitching (3 ชั่วโมง รวม buffer)

  • Google Slides with all sponsors
  • Model: sponsor ต้องแทรกระหว่าง
    • 3 ทีม + 2 spon
  • MC Pitching (Tinnz) — sponsor options (100 seconds limit)
    1. ส่งวิดิโอ
    2. ส่งรูปเต็มจอ ส่งข้อความให้พิธีกรอ่าน
    3. มาพูดเองที่งาน
    • cut-off before 1PM tomorrow
  • 15 กลุ่ม x 5 นาที
    • 2 ชั่วโมง just for participant pitch (120 mins)
  • [MC Tinnz]
  • Stream setup
    • Live producer → Go live.
  • Opening section for project presentation
    • เปิดออนไลน์
    • แฮปรูมแฮปคอนด้อม
    • 🤔 Thai: Should we have a short opening talk for the online audience before getting into projects? e.g. welcome to the project presentation, what is stupid hackathon, how many teams we have here, what are the sponsors.
      • Script for Opening
  • For each project (n numbers of projects)
    • พิธีกร: ไทเกอร์ + หมีพู
    • 🤔 How much time to allocate per project?
      • 5 นาที
    • 🤔 Need a countdown screen? ใช้จอแฮคทำ countdown
      • timekeeper? MC/พิธีกร
      • ต่อทีวี
        • TV 1 นำเสนอ
        • TV 2 secondary screen (twitter feed + countdown + โชว์ current team)
          • maybe setup in live OBS scene
          • similar to SHiT2
        • concern from Poom
          • ห้องใหญ่มาก TV เล็ก คนข้างหลังไม่เห็นแน่ๆ ควรจะ duplicate มั้ย
          • projector น่าจะใช้ไม่ได้ ไม่มีผนังฉาย
      • คน present กันยังไง
        • เสียบ HDMI?
          • เราจะ split ขึ้นจอยังไง ไม่มี HDMI splitter
    • 🤔 Do we vote during pitching? What is the voting/scoring mechanics in this event?
      • Model for voting?
        • reaction with emojis on discord
          • vote options should show 2 - 3 minutes before vote allows
            • ใช้มือคนก็ได้
          • use an only a limited number of emojis allowed (top 5)
          • เลือกมา 5 อิโมจิ?
            • which emojis do we want to use?
            • คนนึงโหวตได้กี่ emoji?
          • top vote in each emoji categories?
          • have a preset of five emojis upfront
          • ranking algorithm
            • project ไหนที่มี emoji หลายแบบที่สุด
            • emoji น้อยแบบที่สุด
              • unpredictable and stupid
    • 🤔 Belt: Do we need any short interviews with participants for this one?
      • พิธีกร: ไทเกอร์ + เบลท์
        • ไทเกอร์ทำได้ ไม่พูดคำหยาบในงาน ไม่ขอไปดูแมวที่ห้อง ไม่พูดเรื่องใต้เตียง
  • Break time + 30mins (for 3 unsafe/illegal projects)
    • No discrimination
    • Live producer → Switch to break scene, with info on when the presentation resumes. Also mute audio.
  • Timekeeper: Nuyo
  • Randomize team: Wheel of fortune
  • 14:00 – Opening + Chun/Jabont Project + Voting method
  • Ideal schedule
    • 14:15 — Present 3 Teams
      • tam-arai-sak-yang-tee
      • de
      • Wheel 1
        • • ผจญภัยในป่าอะเมซอน ไปเจอชนเผ่ามายาฮี มายาฮู มายาฮา มายาห๊ะ นั่นเสียงอะไรหน่ะ นั่นสิ ไม่รู้ ไม่รู้ ไม่รู้
        • นั้นสิ
        • PEEDEEP
    • 14:35 — Sponsor 1 – 2 -3
      • UTCC (พิธีกรพูด)
      • Brikl (ภูมิ - VP of Engineering’ พูด)
      • Hodl my beer (พิธีกรพูด)
    • 14:40 — Present 3 Teams
      • LAzyDev
      • ไว้ค่อยคิดชื่อละกัน
      • Wheel 2
        • - ผจญภัยในป่าอะเมซอน ไปเจอชนเผ่ามายาฮี มายาฮู มายาฮา มายาห๊ะ นั่นเสียงอะไรหน่ะ นั่นสิ ไม่รู้ ไม่รู้ ไม่รู้
        • นั้นสิ
        • PEEDEEP-A
    • 15:05 — Sponsor 4 - 5 - 6
      • Laika (Sponsor พูดเอง) → Microsoft
      • Wonderful.software (พี่ไทพูด)
      • Sunday (Sponsor พูดเอง)
    • 15:10 — Fake break + ░░░░░░ teams (5) + real break 10m
      • ░░░░░░░░░░
      • ░░░░░░░░
      • ░░░░░
      • ░░░░░
      • ░░░░░░
    • 15:40 — Present 3 Teams
      • ชานม
      • Wheel 3
        • - ผจญภัยในป่าอะเมซอน ไปเจอชนเผ่ามายาฮี มายาฮู มายาฮา มายาห๊ะ นั่นเสียงอะไรหน่ะ นั่นสิ ไม่รู้ ไม่รู้ ไม่รู้
        • นั้นสิ
        • PEEDEEP-A
    • 16:15 — Sponsor 7 - 8 - 9
      • Microsoft (พิธีกรพูด) Laika
      • Fastwork (Sponsor ส่งวิดีโอมา)
      • Keron Tech (บุ๊คพูด)
    • 16:20 — Present 2 Teams
      • Monks
      • 2147483647
    • 16:40 — Sponsor 10 - 11
      • ITX (เจเรมี่พูด)
      • Bangmod.cloud (พี่ไทพูด) → skipped
      • Keron Tech

• [+] 17:15 — Break (15mins)

  • Compute Vote
    • MC Voting — Thee
    • MC Award — Namkhaeng
  • OD: proposed
  • OD to decide based on curved

• [+] 17:30 — Awards (40 mins)

  • MC Award
    • most aesthetically pleasing picasso approved award, “it’s an art” award
    • most impressive technology because i’m a programmer award, burrito monad and 1001 tech jargons in one slide award
    • non stupid award not. stupid. award
    • most stupid award tba
  • 🤔 Are awarding sessions included in the live stream? It may be beneficial for sponsors.
    • screen overlay for sponsors
    • yes should have if there are sponsored prizes — needs sponsor visibility
      • Fastwork
    • Belt: Maybe if we gonna use vtuber as well, imo i want this one in the live session.
  • 🤔 Belt: Awarding session would be like sht5? (Vote, got the winner, and spin the wheel of luckk to get the reward?)
    • Models
      • SHT2 → แผ่นป้าย → random
      • SHT5 → vote → winner → spin
      • เลือกตั้งกรุงเทพมหานคร
        • กกต. random event
        • เข้าคูหา กาพี่เอร้
        • กากบาทเป็นตัวเลข?
    • Aom will be VTuber
      • How to feed video?

• [+] 18:10 — Hackathon Closing & Creatorsgarten Announcement

  • Pub to end the hackathon
  • Pub/Poom to announce Creatorsgarten
  • Blogs and feedback for the event
    • ช่วยเขียน blog รีวิวงานด้วยนะครับ
  • Showdown.space as partner of Creatorsgarten
  • Feedback Form
  • Sponsors
  • Rebranding to Creatorsgarten
    • จัดงานกันมาหลายงานมากๆ
    • Past events organized by this group
      • Svelte, BKKJS #4, HTBF, SHT 1 - 6, ..
    • Future events
      • @Anonymous
    • [Riffy] Creatorsgarten Rebrand
      • Rebrand Creatorsgarten Slides — Pub
      • Logo, Cover Photo — Pub
      • Social Links — Facebook, YouTube, Website, Email, Discord
      • Creatorsgarten Museum → เก็บ swag 1 ชุด (เสื้อ สติกเกอร์ ทุกอย่างของทุกวัน)

• [+] 18:10 — Venue Cleanup, Networking

  • MC Networking
    • The Street (Holly’s Coffee)
  • Venue
    • จัดทุกอย่างให้เหมือนเดิม
    • ถ่ายรูป
  • Greenery
    • ขยะ — ถามแม่บ้าน
  • Staff mostly dead inside
  • Can improvise รับ MC หน้างาน

PR posts

Financials